De regelgeving is van toepassing op “aanbestedende diensten”. In Nederland vallen de volgende instanties onder het begrip "aanbestedende dienst":

• Staat (ministeries, rijksdiensten incl. daaronder ressorterende diensten en instellingen);
• Territoriale lichamen (provincie, gemeente, waterschap en samenwerkingsverbanden van deze overheidsinstanties);
• Publiekrechtelijke instellingen (universiteiten, academische ziekenhuizen, bejaardenoorden, TNO-instellingen etc.)

Staat
Welke aanbestedende diensten precies onder ‘Staat’ vallen staat in bijlage IV van de Richtlijn 2004/18/EG. Deze limitatieve bijlage is niet in het Bao opgenomen.

Publiekrechtelijke instelling
De definitie van een publiekrechtelijke instelling is naar aanbestedingsrecht (Bao art 1 lid q):
“Een instelling die is opgericht met het specifieke doel te voorzien in behoeften van algemeen belang, niet zijnde van industriële of commerciële aard, die rechtspersoonlijkheid bezit en waarvan:
1e de activiteiten in hoofdzaak door de staat, een provincie, een gemeente, een waterschap of publiekrechtelijke instelling worden gefinancierd, of
2e het beheer onderworpen is aan toezicht door de staat, een provincie, een gemeente, een waterschap of een publiekrechtelijke instelling, of
3e de leden van het bestuur, het leidinggevend of toezichthoudend orgaan voor meer dan de helft door de staat, een provincie, een gemeente, een waterschap of publiekrechtelijke instellingen zijn aangewezen”.

In de Richtlijn 2004/18/EG wordt in bijlage III een overzicht van alle EU landen gegeven van publiekrechtelijke instellingen die als ‘aanbestedende dienst’ zijn gekwalificeerd (zoals, bijvoorbeeld academische ziekenhuizen, omroepverenigingen en hogescholen). Die lijst is niet uitputtend. Een instelling die niet op de lijst staat, is daarmee niet vrijgesteld van aanbestedingsplicht. Steeds moet worden gekeken naar de definitie van ‘publiekrechtelijke instelling’.

Het Hof van Justitie van de EG geeft al jaren een zogenaamde functionele uitleg aan het begrip aanbestedende dienst. Dit wil zeggen dat het Hof meer kijkt naar het doel van de regeling, dan naar de strikte letter van de bepaling. Zo mag een overheidsinstelling de aanbestedingsplicht niet omzeilen door de inkoop via een private partij uit te laten voeren. Altijd kijkt het Hof van Justitie waar de geldstroom vandaan komt en wie uiteindelijk het werk, de levering of de dienst gebruikt.

De regelgeving voor Europees aanbesteden is van toepassing wanneer een aanbestedende dienst een werk, levering of dienst wil inkopen bij een derde partij en het bedrag van de opdracht het drempelbedrag (zie vraag 5 van metrolijn 2) overschrijdt.