De officiële aanbestedingsprocedure start met de publicatie van een aankondiging in het Publicatieblad van de Europese Unie via www.ted.europa.eu. De afkorting “TED” staat voor Tenders Electronic Daily. In Nederland kan via www.aanbestedingskalender.nl op eenvoudige wijze een aankondiging worden aangemaakt en zowel nationaal als direct op TED worden gepubliceerd. Via aanbestedingskalender zijn ook aanbestedingsdocumenten toe te voegen aan de publicatie. Geïnteresseerde leveranciers kunnen deze stukken (indien aanwezig) direct downloaden. Dit scheelt zowel de leverancier als de aanbestedende dienst veel tijd.

De door de aanbestedingsregelgeving voorgeschreven termijnen beginnen te lopen vanaf de dag van verzending van de aankondiging (de dag van verzending is te rekenen als dag 0). De termijnen verschillen enigszins per procedure. Wanneer de aankondiging elektronisch verstuurd is, dan mag de termijn van inschrijving met zeven dagen bekort worden. Wanneer ook de aanbestedingsstukken elektronisch beschikbaar zijn dan mag nog een extra korting van vijf dagen op de termijn toegepast worden.