In de niet-openbare procedure wordt eerst de geschiktheid van een gegadigde getoetst met geschiktheidseisen. Geschiktheidseisen bepalen of een ondernemer in staat is om het werk, de levering of de dienst uit te voeren. Deze eisen zijn te beschouwen als minimumeisen. Voldoet de gegadigde niet aan deze eisen dan komt hij niet voor selectie in aanmerking. Er zijn drie soorten eisen om de geschiktheid van de gegadigde te toetsen:
1. de financiële en economische draagkracht van een ondernemer;
2. de technische en beroepsbekwaamheid van een ondernemer;
3. de beroepsbevoegdheid.

Daarna selecteert de aanbesteder uit de geschikte gegadigden een aantal gegadigden op basis van selectiecriteria. Zij worden vervolgens uitgenodigd om in te schrijven. Het aantal dat geselecteerd moet worden is meestal minimaal 5.

Een aanbestedende dienst kan ook beslissen om álle geschikte gegadigden uit te nodigen of met loting het aantal te beperken. Dan hanteert de dienst geen selectiecriteria.

(zie ook selectiecriteria)